Электронные первичные документы, цифровая подпись
Аудиторы ООО «Аудиторская фирма «Главбух» консультируют:
Возможность упрощения бумажного документооборота предусматривается текущим законодательством.
Созданные в электронной форме первичные документы могут применяться в бухучете при условии соблюдения условий законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Одним из основных требований, предъявляемых к первичному документу в электронной форме, является наложение электронной подписи. Согласно ст. 9 Закона о бухучете факт осуществления хозяйственных операций фиксируют первичные документы.
Первичные документы в электронной форме могут применяться с 24 июля 2010 года Документы, созданные в электронной форме могут использоваться в бухучете лишь при условии соблюдения законодательства об электронных документах и электронном документообороте (Приказом № 372 от 07.08.2010 г. внесены изменениям в Положение № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете»).
Первичным документом, согласно ст. 1 Закона о бухучете, является документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. Хозяйственной операцией является действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия.
В соответствии с ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.3 Положения № 88 предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких первичных документов на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также контролирующих или судебных органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.
Основные организационно-правовые принципы электронного документооборота (обращения электронных документов) и использования электронных документов установлены Законом об электронных документах. Так, действие этого Закона распространяется на отношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов.
Статьей 5 Закона об электронных документах установлено, что электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа
При этом «данными» является информация, представленная в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами, а под «обязательным реквизитом электронного документа» понимают обязательные данные в электронном документе, без которых он не может быть основанием для его учета и не будет иметь юридической силы.
Согласно нормам п. 2.3 и п. 2.12 Положения № 88 электронные документы нужно создавать и применять в бухгалтерском учете с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
Как и для первичных документов в письменной форме, для электронных документов предусмотрены оригинал и копия документа. Согласно ст. 7 Закона об электронных документах оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью автора.
Основные требования, предъявляемые к электронному документу, установлены ст. 5 и ст. 6 Закона об электронных документах. Среди них, в частности:
— наличие обязательных реквизитов документа, состав и порядок размещения которых определяются законодательством;
— возможность создания, передачи, сохранения и преобразования электронного документа электронными средствами в визуальную форму. При этом под визуальной формой предоставления электронного документа следует понимать отражение его данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком;
— наложение электронной подписи в завершение создания электронного документа.
Пункт 4.6 Положения № 88 обязывает исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах, созданных в форме электронного документа, осуществлять в соответствии с законодательством. Особенности электронного документооборота регулируются Законом об электронных документах. Однако об исправлении ошибок в этом Законе нет ни слова. На основании этого можно сделать вывод о том, что предприятие, использующее электронные документы (как первичные, так и учетные регистры), должно самостоятельно определиться с порядком исправления в них ошибок.
Порядок электронного документооборота определяется предприятиям в соответствии с законодательством.
Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется в соответствии с общими требованиями совершения сделок, установленных гражданским законодательством (ст. 14 Закона об электронных документах).
Субъектами электронного документооборота являются:
• автор электронного документа — физическое или юридическое лицо, создавшее электронный документ;
• подписант — лицо, которое на законных основаниях владеет личным ключом и от своего имени или по доверенности лица, которого оно представляет, накладывает электронную цифровую подпись при создании электронного документа;
• посредник — физическое или юридическое лицо, осуществляющее в установленном законодательством порядке прием, передачу (доставку), хранение, проверку целостности электронных документов для удовлетворения собственных потребностей или предоставляющее соответствующие услуги по поручению других субъектов электронного документооборота;
• адресат — физическое или юридическое лицо, которому адресуется электронный документ.
Пунктом 6.4 Положения № 88 установлено, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в виде электронного документа, подлежат хранению предприятиями на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях.
При этом срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не менее срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге (согласно ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете указанный срок не может быть менее трех лет). Эти нормы полностью совпадают с положениями ст. 13 Закона об электронных документах. Вместе с тем в ситуации, когда невозможно выполнить требования по хранению электронных документов в электронной форме, Закон об электронных документах предписывает хранить их на бумаге.
ООО «Аудиторская фирма «Главбух» 2016
Аудиторская проверка, консалтинг, аутсорсинг зарплаты
