Бухучет расчетов с подотчетными лицами

Бывают случаи, когда работники за собственные денежные средства приобретают товары для нужд предприятия или используют собственные денежные средства в командировке, если не хватает выданных под отчет.

В этом случае в соответствии со статьей 1159 Гражданского кодекса Украины (далее — ГК) лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно после окончания этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого были совершены действия, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено.

К сожалению ГК не уточняет, по какой форме представляется отчет и какие конкретные сроки представления отчета. Нет ответа на эти вопросы и в других действующих нормативных документах. По мнению Минфина, несмотря на то, что работнику не выдавались авансом денежные средства под отчет, для возмещения израсходованных собственных денежных средств работник должен представить в бухгалтерию отчет по форме, утвержденной приказом ГНАУ "Об утверждении формы Отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета" от 19.09.2003 г. № 440, а также документы, подтверждающие использование денежных средств. При этом в отчете не заполняются графы предварительного получения аванса "Одержано (від кого, № та дата документа)", "Звіт перевірено", "Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером", бухгалтерских проводок, целесообразности проведенных расходов и "Звіт затверджено", которые подписываются руководителем (налоговым агентом). Если руководитель предприятия подтвердил целесообразность и обоснованность осуществленных работником расходов и утвердил отчет, бухгалтерия отражает обязательство перед подотчетным лицом, признанное предприятием, по кредиту субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 28.08.2007 р. N 31-34000-10-25/17266

Міністерство фінансів України на запит щодо відображення у бухгалтерському обліку розрахунків з підзвітними особами повідомляє.

Правові питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюються статтями 1159, 1160 Цивільного кодексу України.

Відносини між працівником та роботодавцем визначені Кодексом законів про працю, згідно з яким працівник має виконувати обов'язки, обумовлені трудовим договором (посадовою інструкцією).

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. Щодо інших витрат, то підтвердженням того, що вони були здійснені за дорученням керівництва, можуть бути розпорядчі документи (наказ, розпорядження).

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

У разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 19 вересня 2003 року N 440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту», підтверджувальні використання коштів документи та придбані запаси.

У Звіті не заповнюються графи попереднього одержання авансу «Одержано (від кого, N та дата документа)», «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).

Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив Звіт, бухгалтерська служба відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року N 291, відображає у бухгалтерському обліку зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Заступник Міністра Т. Єфименко

Источник: «ГлавБух» № 60 (539) октябрь 2007 г.

Коллеги, если Вам понравился наш материал, поделитесь им в своих сетях и нажмите пожалуйста кнопку Фейсбук мне нравиться ! Заранее Спасибо!