Ответственность за нарушение сроков использования выданной под отчет наличности

Отчет о расходовании денежных средств, предоставленных на командировку, представляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает такую командировку.

Срок служебной командировки определяется приказом руководителя предприятия. По мнению НБУ, день завершения командировки не может превышать определенный приказом срок, если только его продление не оформлялось дополнительно в связи с производственной необходимостью или по другим причинам, предусмотренным законодательством (например, в случае временной нетрудоспособности).

Также НБУ считает, что факт отсутствия работника на работе без выяснения уважительных причин не освобождает его от ответственности за нарушение срока представления авансового отчета. В связи с этим штраф, предусмотренный подпунктом 9.10.3 Закона № 889 в размере 15 % суммы излишне выплаченных денежных средств, не возмещается и не возвращается работнику даже тогда, когда он в будущих налоговых периодах вернет излишне выплаченные суммы или с него эти суммы будут взысканы судом.

К юридическому лицу, работник которого не отчитался за предоставленную авансом и израсходованную в командировке наличность, согласно статье 1 Указа Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличности" от 12.06.95 г. № 436 применяются финансовые санкции в виде штрафа в размере 25 % выданных под отчет сумм. Однако любая ответственность наступает при условии наличия вины лица. Потому юридическое лицо как налоговый агент должно осуществить все возможные мероприятия, направленные на возврат налогоплательщиком полученной под отчет наличности и своевременное составление отчета, чтобы доказать отсутствие своей вины в нарушении сроков представления отчета налогоплательщиком.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ БАНК УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 05.07.2007 г. N 18-210/2252-6820

Относительно применения штрафных санкций за нарушение сроков использования выданной под отчет наличности

Национальный банк Украины рассмотрел обращение <...> относительно привлечения к ответственности лиц, нарушивших кассовую дисциплину в связи с отсутствием отчета за расходование наличности, выданной работнику авансом под отчет на командировку, и сообщает следующее.

Порядок оформления служебной командировки работника, выдачи ему денежных средств под отчет и отчета об их расходовании урегулирован Законом Украины от 22 мая 2003 N 889-IV «О налоге с доходов физических лиц» (далее - Закон N 889) и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 N 59 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 31.03.98 за N 218[/2658] (далее - Инструкция).

Согласно подпункту 9.10.2 статьи 9 Закона N 889 отчет о расходовании денежных средств, предоставленных на командировку, представляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку. По требованиям Инструкции срок служебной командировки определяется приказом руководителя предприятия. Таким образом, день завершения командировки не может превышать определенный приказом срок, если только его продление не оформлялось дополнительно в связи с производственной необходимостью или по другим причинам, предусмотренным законодательством (например, в случае временной нетрудоспособности).

Контроль за соблюдением порядка оформления командировки и выдачи наличности, своевременностью отчета о ее расходовании и целевом использовании осуществляется органами контроля в соответствии с пунктом 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением [Правления] Национального банка Украины от 15.12.2004 N 637 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 за N 40/10320, который определяет, что выдача наличности под отчет или на командировку и отчет о расходовании этих средств осуществляются в соответствии с законодательством Украины. При проверке соблюдения порядка выдачи наличности под отчет и ее использования (пп. 7.36, 7.37, 7.39, 7.43 Положения) анализируются и выявляются факты несвоевременного возврата подотчетными лицами в кассу предприятий остатка неиспользованных средств, проверяется наличие оригиналов подтверждающих документов; учитывается то, что представление указанных отчетов с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим обстоятельствам, имеющим документальное подтверждение. То есть речь идет о важных обстоятельствах, исключающих вину лица и препятствующих ему своевременно составить и представить отчет.

Таким образом, факт отсутствия на работе работника без выяснения уважительных причин не является тем обстоятельством, которое освобождает его от ответственности за нарушение срока отчета. В связи с этим штраф, предусмотренный для плательщика налога пунктом 9.10.3 Закона Украины от 22 мая 2003 N 889-IV «О налоге с доходов физических лиц» в размере 15 процентов суммы излишне выплаченных средств, не возмещается и не возвращается работнику даже тогда, когда он в будущих налоговых периодах вернет излишне выплаченные суммы или с него эти суммы будут взысканы судом.

Вопрос ответственности юридического лица, работник которого не отчитался за предоставленную авансом и израсходованную в командировке наличность, урегулирован статьей 1 Указа Президента от 12.06.95 N 436 «О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличности». В соответствии с данным Указом финансовые санкции в виде штрафа в размере 25 процентов выданных под отчет сумм применяются в случае выдачи наличных средств под отчет без полного отчета относительно их целевого расходования.

Однако любая ответственность наступает при условии наличия вины лица. Таким образом, юридическое лицо как налоговый агент должно осуществить все возможные мероприятия, направленные на возврат плательщиком налогов полученных под отчет наличных средств и своевременное составление отчета, чтобы доказать отсутствие своей вины в нарушении сроков отчета плательщиком налогов.

Ряд других мероприятий, которые вправе осуществить предприятие с целью взыскания материального ущерба, причиненного предприятию работником в связи с нарушением трудовой дисциплины вследствие самовольного оставления места командировки, предусмотрены Кодексом законов о труде Украины.

Заместитель Председателя О. Савченко

Источник: «ГлавБух» № 69 (548) декабрь 2007 г.

Коллеги, если Вам понравился наш материал, поделитесь им в своих сетях и нажмите пожалуйста кнопку Фейсбук мне нравиться ! Заранее Спасибо!