Бухоблік розрахунків з підзвітними особами

Трапляється, що працівники за власні кошти придбавають товари для потреб під-приємства або використовують власні кошти у відрядженні, якщо не вистачає тих, які видані під звіт.

В цьому випадку відповідно до статті 1159 Цивільного кодексу України (далі — ЦК) особа, яка вчинила дії в інтересах іншої особи без її доручення, зобов'язана негайно після закінчення цих дій надати особі, в майнових інтересах якої було вчинено дії, звіт про ці дії і передати їй усе, що при цьому було одержано. На жаль, ЦК не уточнює, за якою формою надається звіт та які конкретні строки подання звіту. Немає відповіді на ці запитання і в інших чинних нормативних документах.

На думку Мінфіну, не дивлячись на те, що працівнику не видавались авансом кошти під звіт, для відшкодування витрачених власних коштів працівник повинен подати до бухгалтерії звіт за формою, затвердженою наказом ДПАУ \Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту\ від 19.09.2003 р. № 440, а також документи, що підтверджують використання коштів. При цьому в звіті не заповнюються графи попереднього одержання авансу \Одержано (від кого, № та дата документа)\, \Звіт перевірено\, \Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером\, бухгалтерських проводок, доцільності проведених витрат та \Звіт затверджено\, які підписуються керівником (податковим агентом). Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив звіт, бухгалтерія відображає зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 \Розрахунки з підзвітними особами\.

МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 28.08.2007 р. N 31-34000-10-25/17266

Міністерство фінансів України на запит щодо відображення у бухгалтерському обліку розрахунків з підзвітними особами повідомляє.

Правові питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюються статтями 1159, 1160 Цивільного кодексу України.

Відносини між працівником та роботодавцем визначені Кодексом законів про працю, згідно з яким працівник має виконувати обов'язки, обумовлені трудовим договором (посадовою інструкцією).

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями. Щодо інших витрат, то підтвердженням того, що вони були здійснені за дорученням керівництва, можуть бути розпорядчі документи (наказ, розпорядження).

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

У разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні, подається у визначені законодавством строки до бухгалтерської служби Звіт за формою, затвердженою наказом Державної податкової адміністрації України від 19 вересня 2003 року N 440 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та Порядку складання вказаного Звіту», підтверджувальні використання коштів документи та придбані запаси.

У Звіті не заповнюються графи попереднього одержання авансу «Одержано (від кого, N та дата документа)», «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).

Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив Звіт, бухгалтерська служба відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 року N 291, відображає у бухгалтерському обліку зобов'язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Заступник Міністра Т. Єфименко

«ГоловБух» № 60 (539) жовтень 2007 р.

Коллеги, если Вам понравился наш материал, поделитесь им в своих сетях и нажмите пожалуйста кнопку Фейсбук мне нравиться ! Заранее Спасибо!