Заповнення РКО при здачі виручки в банк, водіям підприємства:
Аудитори ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» консультують:
На Ваш запит від 15.12.2017р. б/н спеціалісти ТОВ «АФ «Главбух» можуть надати слідуючи роз’яснення.
ЗАПИТ
Вопрос по заполнению РКО при сдаче выручки в банк, водителям предприятия:
На практике существуют 2 метода заполнения РКО (заполнил сразу с коментами). К обоим есть претензии но мне кажется что второй вариант безопасней.
1) Наиболее распространённый
1) " Видати" - банк такой если несколько счетов № счёта
Возникает вопрос, как потом доказать что взял именно кассир или бухгалтер, если средства пропадут
2) "Підстава" – сдача торг. Выручки
Пишем назначения в квитанции на сдаче денег в банк – «здача готівкових коштів попередньо отриманих під звіт». Выручку всегда даем под отчет и через некоторое время сдаем в банк.
3) "Сума" - ставят
4) "Додаток" – пусто или квитанци № дата
Если прописывать номер квитанции, то она известна в момент сдачи денег в банк и на момент составления не известна. А «Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються».
5) графа "Одержав" сумма не заполняется( согласно п.3.10. порядку №637),
6) дату ставлят
7) подпись-пусто
Так как порядок №637 прямо не говорит о не заполнении данного реквизита, а такой вывод напрашивается лишь из логических размышлений, то не заполнять данный реквизит на мой взгляд довольно-таки противоречиво. В своем письме 22.04.2013 № 11-117/1363/4874 НБУ на которое все ссылаются действуя по такой логике, НБУ разрешает не заполнять данный реквизит в случае если получатели ставят свою подпись на документе приложении, но на квитанции от банка таковой нет.
Цитата с форума –«Може комусь знадобиться, під час перевірки, касовик звернув увагу, що при здачі готівки в банк, не було підпису у полі біля "одержав". Саме поле "одержав" пусте, а от підпис він наполягав, що має стояти особи, яка і здає цю готівку. Прийшлось переробляти все».
(против того что б оставлять пустым)
Цитата с форума – «Подскажите, пожалуйста, в ходе проверки кассовика, он обнаружил, что человек возвращал фин.помощь в кассу предприятия, мы оформили ПКО, потом другой человек (не кассир, но имеющий право первой подписи) отнес деньги в банк. Мы оформили РКО, в котором в строке "одержав", "сума одержаня" та "підпис одержувача" не заполнили. Внизу "видав" подписал кассир. Нам говорят, что подпись получателя должна была быть обязательно.....поговорите, пожалйста, со мной....кто прав?»
8) За (документ) -пусто.
С форума – «Может я и не права...
На горячей линии ДФС сказали заполнять все кроме строки Одержав»
2) Менее распространённый вариант
1) " Видати" – Ф.И.О.
Цитата с переодики - Майте також на увазі, що ані в реквізиті «Видати», ані далі в реквізитах «Одержав», «Підпис одержувача» не може наводитися, наприклад, прізвище, ім’я, по батькові касира, який здає гроші до банку, оскільки гроші видаються не касиру «під звіт», а призначені для передання банку (внесення на поточний рахунок). Отже, прізвище, ім’я, по батькові та паспортні дані касира, який здає готівку до банку, у ВКО зазначати не потрібно (касир наприкінці ВКО тільки поставить свій підпис); В таком случае возможно необходимо составлять авансовый отчет.
Цитата с форума - Проверяли и налоговая и КРУ - никаких нареканий. Сказали, если одержав подпишется кто-то, то должен быть типа авансовый, но это же не подотчет. А назначение: выручка от услуг, торговая выручка, депонированная з/пл. - видно в квитанции банка, которая подшивается к РКО.
2) "Підстава" - торг. Виручка
Пишем назначения в квитанции на сдаче денег в банк – «здача готівкових коштів попередньо отриманих під звіт». Выручку всегда даем под отчет и через некоторое время сдаем в банк.
3) "Сума" - ставят
4) "Додаток" – пусто или квитанци к РКО № дата
5) графа "Одержав" сумма не заполняется( согласно порядку №637),
6) дату ставлят
7) подпись-ставят
8) За (документ) -ставят
На мой взгляд более безопасно использовать подход №2, единственное что не понятно делать ли авансовые отчеты в случаее выюора подхода №2
Вопрос по заполнению ПКО при оприходывании выручки с кассы предприятия в конце дня (мед услуги проводим через РРО):
1) " Прийянято від" не заполняется( согласно п3.10 порядку №637).
Или необходимо написать – кінцеві споживачі або фізичні особи
Цитата – «У розглянутому випадку, якщо в графі «Прийнято від» ПКО, вносити запис «Кінцевий споживач», то клієнт не отримує на руки розрахунковий документ, оскільки факт отримання грошей саме від того чи іншого клієнта не підтверджується (не підтверджується його ідентифікація по П.І.Б.).»
Для відповіді на низку Ваших запитань стосовно оформлення касових документів при оприбутковуванні виручки до каси Підприємства і при здаванні її до каси банку, та вивчивши Ваш запит, можемо відповісти наступне:
Пунктом 5.1 Постанови НБУ № 637 про Положення ведення касових операцій у національній валюті передбачено, що строки здавання пiдприємствами готiвкової виручки (готiвки) для її зарахування на рахунки в банках визначаються пiдприємством i встановлюються за погодженням з вiдповiдним банком (у якому вiдкрито рахунок пiдприємства, на який зараховуються кошти) згiдно з такими вимогами:
а) для пiдприємств, що розташованi в населених пунктах, де є банки, - щодня (у день надходження готiвкової виручки (готiвки) до їх кас);
б) для пiдприємств, у яких час закiнчення робочого дня (змiни), що встановлений правилами внутрiшнього трудового розпорядку i графiками змiнностi вiдповiдно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готiвкової виручки (готiвки) в день її надходження, - наступного за днем надходження готiвкової виручки (готiвки) до каси дня.
Якщо пiдприємства працюють у вихiднi та святковi днi i не мають змоги, через вiдсутнiсть вiдповiдної домовленостi з банком на iнкасацiю, здати одержану ними за цi днi готiвкову виручку (готiвку), то вона має здаватися пiдприємствами до банку протягом операцiйного часу наступного робочого дня банку та пiдприємства.
Установленi згiдно iз зазначеними вимогами строки здавання готiвкової виручки (готiвки) пiдприємствами узгоджуються з банком i визначаються в договорах банкiвського рахунку мiж пiдприємствами та банками.
Для визначення порядку оформлення касових документів і операцій при оприбуткуванні торгової виручки. звернемося до наступного Листа НБУ, який ґрунтується на положеннях Постанови № 637 :
(Хоча він виданий для відокремлених підрозділів юридичних осіб, але його аналогію ми можемо застосовувати при розгляду нашого питання)
Лист НБУ №50-0004/95398 від 21.11.2016 (редакція від 21.11.2016)
"Про відображення операції зі здавання готівкової виручки (готівки)"
Вiдповiдно до пункту 3.7 глави 3 Положення видача готiвки з каси для здавання її до банку оформлюється видатковим касовим ордером iз вiдображенням такої касової операцiї в касовiй книзi. При цьому документом, що свiдчить про здавання виручки до банку, є вiдповiдна квитанцiя до прибуткового документа банку на внесення готiвки, засвiдчена пiдписами вiдповiдальних осiб банку та вiдбитком печатки (штампа) банку, а документом, що свiдчить про здавання виручки до банку через iнкасаторiв, є копiя супровiдної вiдомостi до сумки з готiвковою виручкою (готiвкою), засвiдчена пiдписом та вiдбитком печатки iнкасатора-збирача.
Слiд також зазначити, що згiдно з нормативно-правовими актами, якi регулюють роботу з реєстраторами розрахункових операцiй, вилучення готiвки зi скриньки РРО для подальшого її здавання як до каси пiдприємства - юридичної особи, так i до банку, має здiйснюватися за допомогою операцiї "службова видача".
Враховуючи викладене вище, вiдокремлений пiдроздiл, який здiйснює готiвковi розрахунки iз застосуванням РРО та веденням КОРО i здає готiвкову виручку (готiвку) до каси пiдприємства - юридичної особи, при цьому не здiйснюючи iнших операцiй, що потребують оформлення їх касовими ордерами, може здавати таку готiвку без оформлення видаткового касового ордера та вiдповiдно не вести касової книги.
Якщо ж такий вiдокремлений пiдроздiл здає готiвкову виручку (готiвку) до банку (як самостiйно, так i через iнкасаторiв), ця операцiя згiдно з вимогами пункту 3.7 глави 3 Положення потребує оформлення видаткового касового ордера та здiйснення вiдповiдного запису в касовiй книзi.
З наведеного можливо зробити висновок, що у зв’язку з тим, що Ваше Підприємство веде повноцінні касові операції по оприбуткуванню та видачі коштів з каси Підприємства, тому, при здаванні денної виручки з місця продажу до каси Підприємства, необхідно складати прибутковий касовий ордер.
У ордері вказується:
Підстава – «денна торгівельна виручка» з усіма необхідними підписами відповідальних осіб.
«Прийнято від» не заповнюється.
Підтвердження оприбуткування готівки в касу Підприємства є роздрукований Z- звіт РРО.
п. 3.7. Положення № 637 - Приймання одержаної з банку готiвки в касу та видача готiвки з каси для здавання її до банку оформляються вiдповiдними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) з вiдображенням такої касової операцiї в касовiй книзi.
Документом, що свiдчить про здавання виручки до банку, є вiдповiдна квитанцiя до прибуткового документа банку на внесення готiвки, засвiдчена пiдписами вiдповiдальних осiб банку та вiдбитком печатки (штампа) банку. Документом, що свiдчить про здавання виручки до банку через iнкасаторiв, є копiя супровiдної вiдомостi до сумки з готiвковою виручкою (готiвкою), засвiдчена пiдписом та вiдбитком печатки iнкасатора-збирача.
п. 3.10. Прибутковi касовi ордери i квитанцiї до них, а також видатковi касовi ордери i видатковi вiдомостi мають заповнюватися бухгалтером чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобiв чи iншими способами, якi забезпечили б належне збереження цих записiв протягом установленого для зберiгання документiв термiну.
У касових ордерах зазначається пiдстава для їх складання i перелiчуються доданi до них документи. Видача касових ордерiв i видаткових вiдомостей на руки особам, що вносять або одержують готiвку, забороняється.
Приймання i видача готiвки за касовими ордерами може проводитися тiльки в день їх складання.
Виправлення в касових ордерах та видаткових вiдомостях забороняються.
У касових ордерах, якi оформляються на загальну суму проведених пiдприємством касових операцiй (видача готiвки за видатковими вiдомостями, електронними платiжними засобами, здавання готiвки до банку, отримання готiвки з банку за чеком та оприбуткування її в касi тощо), реквiзит "Одержав" або "Прийнято вiд" не заповнюється.
Але усі підписи відповідальних осіб за здійснення операції повинні бути зроблені.
Далі наведено Листа НБУ стосовно оформлення касових ордерів при операціях з готівкою:
НАЦIОНАЛЬНИЙ БАНК УКРАЇНИ
ЛИСТ
22.04.2013 N 11-117/1363/4874
Щодо оформлення видаткового
касового ордера пiдприємством
Нацiональний банк України розглянув лист редакцiї газети "Все про бухгалтерський облiк" вiд 25.03.2013 р. N 217 стосовно надання роз'яснення з питань оформлення видаткового касового ордера пiдприємством i повiдомляє таке.
Положення про ведення касових операцiй у нацiональнiй валютi в Українi (далi - Положення), затверджене постановою Правлiння Нацiонального банку України вiд 15.12.2004 р. N 637 та зареєстроване в Мiнiстерствi юстицiї України 13.01.2005 р. за N 40/10320, визначає порядок ведення касових операцiй юридичними особами (крiм банкiв) незалежно вiд органiзацiйно-правової форми та форми власностi i фiзичними особами, якi здiйснюють пiдприємницьку дiяльнiсть, а також форми касових документiв, що застосовуються ними. Типовi форми касових документiв наведенi у додатках до Положення.
У реквiзитi "Видати" видаткового касового ордера (додаток 3 до Положення) зазначається прiзвище, iм'я та по батьковi фiзичної особи, яка отримує кошти. У разi, якщо видатковий касовий ордер оформляється на загальну суму коштiв, що видаються, наприклад - по вiдомостi на виплату грошей працiвникам пiдприємства (додаток 1 до Положення), то у вказаному реквiзитi зазначається вiдповiдний пiдроздiл пiдприємства, що отримує кошти.
Якщо ж пiдприємство здiйснює виплати з оформленням видаткової вiдомостi, то вiдповiдно до абзацу другого пункту 3.8 Положення на титульнiй сторiнцi видаткової вiдомостi робиться дозвiльний напис про видачу готiвки за пiдписами керiвника i головного бухгалтера або осiб, уповноважених керiвником, iз зазначенням строкiв видачi готiвки i суми (гривень - словами, копiйок - цифрами).
При цьому слiд зазначити, що згiдно з вимогами останнього абзацу пункту 3.10 глави 3 Положення у касових ордерах, що оформляються на загальну суму проведених пiдприємством касових операцiй (у тому числi видача готiвки за видатковими вiдомостями), реквiзит "Одержав" (у видатковому касовому ордерi), в якому зазначається сума готiвки, не заповнюється.
В цьому випадку може не заповнюватися i реквiзит "Пiдпис одержувача", оскiльки одержувачi готiвки проставляють свої пiдписи про отримання у видатковiй вiдомостi.
Iншi реквiзити видаткового касового ордера, а саме дата; найменування, номер, дата та мiсце видачi документа, який засвiдчує особу одержувача, мають заповнюватися вiдповiдно до вимог Положення.
Заступник Голови Нацiонального банку України В. Ричакiвська
З наведеного слідує, що при оформленні видаткового касового ордеру на здачу грошей у касу банку, не заповнюється реквізит «сума коштів прописом».
Підпис одержувача не потрібен у такому випадку тільки тоді, коли кошти далі видаються під розпис у відповідній відомості отримувачами цих коштів.
Всі інші реквізити заповнюються і ставляться особисті підписи.
п. 4.7. Положення № 637 - Керiвник пiдприємства в разi зарахування на роботу касира укладає з ним договiр про повну матерiальну вiдповiдальнiсть та ознайомлює його пiд пiдпис iз вимогами цього Положення.
п. 4.8. Касир вiдповiдно до законодавства України несе повну матерiальну вiдповiдальнiсть за збереження всiх прийнятих ним цiнностей. Касиру забороняється передовiряти виконання дорученої йому роботи iншим особам.
На пiдприємствах, якi мають одного касира, у разi потреби тимчасової його замiни виконання обов'язкiв касира покладається на iншого працiвника за письмовим наказом керiвника. З цим працiвником укладається договiр про повну матерiальну вiдповiдальнiсть на час виконання ним обов'язкiв касира.
У разi вiдсутностi касира (у зв'язку з хворобою тощо) цiнностi, що переданi йому пiд вiдповiдальнiсть, перераховуються iншим касиром, якому вони передаються, у присутностi керiвника та головного бухгалтера або в присутностi комiсiї, призначеної керiвником пiдприємства. Про результати перерахування i передавання цiнностей складається акт за пiдписами зазначених осiб.
Пiдприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов'язкiв можуть покладати вiдповiдно до письмового розпорядження керiвника на бухгалтера чи iншого працiвника, з яким укладається договiр про повну матерiальну вiдповiдальнiсть.
Питання регулювання матеріальної відповідальності працівників за шкоду нанесену роботодавцю наведено у Узагальнюючому роз’ясненні ВИЩОГО СПЕЦIАЛIЗОВАНОГО СУДУ УКРАЇНИ З РОЗГЛЯДУ ЦИВIЛЬНИХ I КРИМIНАЛЬНИХ СПРАВ (ВССУ) Постанова № 12 від 11.12.2015 "Про узагальнення практики застосування судами законодавства, що регулює матеріальну відповідальність працівників за шкоду, заподіяну роботодавцю", де сказано, що: «За трудовим законодавством суб'єктом матерiальної вiдповiдальностi може бути лише працiвник, який знаходиться в трудових правовiдносинах з пiдприємством, установою, органiзацiєю i заподiяв матерiальну шкоду внаслiдок невиконання чи неналежного виконання трудових обов'язкiв, покладених на нього трудовими договором».
У зв’язку з цим, касир Підприємства, згідно з умовами трудового договору, посадової інструкції, договору про повну матеріальну відповідальність, відповідає за збереження всіх готівкових коштів у касі Підприємства.
Тому, при здаванні ним грошей до каси банку і відображення цієї операції у касовій книзі, на нашу думку, достатньо наступних документів:
- Видаткового К/О з сумою для здачі, Ф.І.П. касира, сума прописом. Отримав: сума прописом не ставиться, всі інші реквізити К/О заповнюються та підписи усіх осіб, зазначених у К/О проставляються обов’язково.
- довідка банку про оприбуткуванню цих коштів на р/рахунок підприємства.
Ні підставі вище описаного наведемо приклади заповнення касових ордерів у Вашому випадку при оприбуткуванні готівки (виручки) до каси підприємства та при здаванні її до каси банку.
Типова форма N КО-1
Iдентифiкацiйний
код ЄДРПОУ_______________
| | __WWWWWWWWWW_____
(найменування пiдприємства | | (найменування пiдприємства (установи,
(установи, органiзацiї)) |Л| органiзацiї))
|i|
Прибутковий касовий ордер N _1_ |н| Квитанцiя
вiд "15" Грудня20 __ р. |i| до прибуткового касового ордераN1
|я|
------------------------------------------------| | вiд "__" _____________ 20__ р.
|Кореспондую-|Код аналi-|Сума | Код | || |
|чий рахунок,|тичного |цифрами| цiльового | ||в|Прийнято вiд Не
убрахунок |рахунку | |призначення | | Заповнюється
------------------------------------------------|д|
|р|Пiдстава:Денна виручка ____________________________
Прийнято вiд «Не заповнюється» |i|______________________________________
Пiдстава: Денна виручка__ |з| ______________________________________________ |у|Сума 1000000000 _________________________________
Сума ____1000000000 _____________________ | |
_______________________________ грн. __ коп. | |____аопоплрлрлолол__________________________
(словами) | | (словами)
| |
Додатки: _____________________________________ | |_________________________ грн. __ коп.
______________________________________________ | |
| |М.П.
Головний бухгалтер ____________________________| |
(пiдпис, прiзвище, iнiцiали)| |Головний бухгалтер ___________________
| | (пiдпис, прiзвище,
Одержав касир ____Підпис_______________________| | iнiцiали)
(пiдпис, прiзвище, iнiцiали)| |Касир ________________________________
| | (пiдпис, прiзвище, iнiцiали)
-----------------------------------------------------------------------------------------
Додаток 3
до Положення про ведення
касових операцiй у
нацiональнiй валютi
в Українi
____________________________ Iдентифiкацiйний
(найменування пiдприємства код ЄДРПОУ _________________
(установи, органiзацiї))
Видатковий касовий ордер
вiд "__" _______________ 20__ р.
------------------------------------------------------------------------
| Номер | Дата | |Кореспондуючий| Код |Сума| Код | |
|документа|складання| | рахунок, |аналiтичного| | цiльового | |
| | | | субрахунок | рахунку | |призначення| |
|---------+---------+--+--------------+------------+----+-----------+--|
| 1 | 2 |3 | 4 | 5 | 6 | 7 |8 |
|---------+---------+--+--------------+------------+----+-----------+--|
| | | | | | 120| | |
------------------------------------------------------------------------
Видати __Заповнити___(Касир, або водій)_____________________
(прiзвище, iм'я, по батьковi)
Пiдстава: _Здавання виручки до каси банку _
Сума ____________Заповніти____________
_________________________________ грн.___ коп.
(словами)
Додаток: ________________________________________________________
_________________________________________________________________
Керiвник _____підпис____________ Головний бухгалтер ____підпис____
(пiдпис,прiзвище, (пiдпис, прiзвище,
iнiцiали) iнiцiали)
Одержав: _______________Не заповнюється_____________ грн. __ коп.
(словами)
"___"______________ 20__ р. Пiдпис одержувача ____підпис_________
За ___________заповнити___________________________________________________
(найменування, номер, дата та мiсце видачi документа, який
засвiдчує особу одержувача)
_________________________________________________________________
Видав касир _______підпис______________________
(пiдпис, прiзвище, iнiцiали)
Стосовно процедури здавання готівки у банк водієм, можемо висловити наступне:
Договір повної матеріальної відповідальності як з водієм юридичної сили мати не буде.
Він повинен для укладання з ним такого договору повинен бути прийнятий водієм-експедитором.
У відповідності з вимогами Положення № 637, Звiтування за одержанi пiд звiт готiвковi кошти здiйснюється вiдповiдно до законодавства України.
На нашу думку, як що у Вашому випадку здавання готівки до каси банку здійснює водій, а не бухгалтер-касир, який відповідальний за здійснення всіх касових операцій, доцільно завершення здачі готівки у банк водієм підтвердити цю операцію авансовим звітом з додаванням довідки банку про приймання її від довіреної особи Підприємства.
Такий порядок прописаний також ст. 170.9.2.ПКУ, де сказано: «Звiт про використання коштiв, виданих на вiдрядження або пiд звiт (Ваш випадок), подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалiзує державну фiнансову полiтику, до закiнчення п'ятого банкiвського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) …………………………………………..;
б) завершує виконання окремої цивiльно-правової дiї за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти пiд звiт.
ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух» 2017
Аудиторська перевірка, бухгалтерські послуги, аутсорсинг зарплати
